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Règlement d’ordre intérieur

I. Généralités

1.    Le présent règlement définit et précise certains points des statuts de l’ASBL Association des Parents et Amis de l’Athénée Royal de Waterloo (APAARW), publiés le 31 mars 1983.  Il ne peut en aucun cas primer sur ses statuts ou sur la loi.  Il reprend également des articles propres aux missions de l’ASBL.

2.    L’APAARW est composée des membres effectifs et adhérents.  Tout parent d’élève de l’Athénée Royal de Waterloo est membre adhérent.  L’APAARW a à cœur la promotion, le développement et la défense de tout ce qui concerne l’éducation des enfants fréquentant l’Athénée Royal de Waterloo par une étroite collaboration entre les familles et l’école (direction et personnel).  Elle apporte un soutien matériel, logistique et social aux enfants et au corps professoral.  Il est à noter que l’APAARW s’interdit toute immixtion dans l’enseignement et la gestion de l’Athénée (ex. conflits parents/enseignants/direction, action politique ou confessionnelle, etc.).

3.    Tous les membres sont convoqués aux Assemblées Générales (AG).  Une AG ordinaire et statutaire sera organisée en début d’année scolaire.

4.    Les candidats administrateurs doivent se faire connaître préalablement à l’AG, via le document ad-hoc à remplir distribué aux élèves et à retourner dûment signé et complété.  Dans le cas où le nombre de candidats n’est pas suffisant pour pourvoir à tous les postes, l’AG peut accepter la candidature d’un ou plusieurs candidats avant de passer au vote.  Les administrateurs sont élus pour 2 ans consécutifs.

5.    Les réunions du Conseil d’Administration (CA) se tiennent au moins 6 fois par an.

II. Droits et devoirs des administrateurs

6.    Le titre d’administrateur est accordé à tout membre désirant s’investir dans la gestion quotidienne de l’Association.

7.    Chaque administrateur est à disposition de l’Association de façon privilégiée et confidentielle.

8.    L’Administrateur est tenu au droit de réserve relatif au contenu des procès-verbaux des CA.

9.    Le président, en cas d’absence, est remplacé par le vice-président.

10. Les postes de président, vice-président, trésorier, trésorier-adjoint, secrétaire et secrétaire-adjoint sont attribués lors du premier CA qui suit une AG, sur base de candidatures formulées préalablement.  Le vote se fera à main levée, sauf en cas de vote nominatif ou de demande de vote secret.  En cas d’égalité, la voix du président est prépondérante.  Les postes sont attribués pour 2 ans consécutifs.

11. Toute personne non-membre au CA peut demander un rendez-vous au CA afin d’y exposer une requête.  Il/elle aura la parole en début de réunion mais devra se retirer après son intervention et n’aura en aucun cas le droit de vote.

12. Tout administrateur est tenu d’assister aux réunions du CA ou de se faire excuser et/ou représenter.  En cas d’absences répétées et non excusées, il peut être considéré comme démissionnaire au moment de l’AG qui suit.

13. Les demandes de financements ou de matériel adressées à l’APAARW seront prises en compte aux conditions suivantes : qu’elles soient dûment motivées, qu’elles ne puissent être prises en charge ni par les pouvoirs organisateurs ni par l’administration de l’école (voir l’administrateur de l’Athénée de Waterloo) ou encore qu’elles sortent du cadre des prérogatives ministérielles.

14. Le président, le vice-président, le trésorier et le secrétaire forment le Bureau exécutif.  Le Bureau exécutif peut poser tout acte de la gestion journalière de l’ASBL et soumettra toute action et/ou décision au prochain CA.

15. Tous les actes qui engagent l’APAARW pour plus d’un an sont de la compétence du CA pour autant qu’ils ne doivent pas être soumis à l’AG.

16. Après chaque réunion, un PV est tenu et distribué par le secrétaire à tous les administrateurs dans un délai qui en permet la lecture avant le CA suivant. 
En début de réunion, le PV du dernier CA est soumis à l’approbation.   
L’ordre du jour est envoyé aux administrateurs préalablement au CA.

17. Si une décision doit être prise, les membres du CA peuvent être consultés par échange électronique, téléphonique ou par fax.

III. Droits et devoirs des membres

18. Il faut être ou avoir été parent d’élève pour avoir automatiquement le titre de membre adhérent de l’APAARW.

19. En tout début d’année scolaire, il est demandé au membre de choisir s’il désire être membre effectif ou membre adhérent via le document ad-hoc remis aux élèves.  Seuls les membres effectifs peuvent voter à l’AG.  Il faut pour cela qu’ils s’engagent à participer activement à la vie de l’APAARW.  Comme indiqué dans les statuts de l’ASBL : «Peut être admis comme membre effectif, toute personne majeure en règle de cotisation annuelle ou un des représentants légaux d’un élève maternelle, primaire ou secondaire de l’Athénée de Waterloo».        
Elles doivent être d’abord approuvées par le CA de l’ASBL.  A tout moment durant l’année scolaire en question, le membre peut demander la conversion de sa qualité de membre adhérent en membre effectif en adressant par écrit une demande au CA.  Il peut également, de la même manière présenter sa démission en tant que membre effectif.  Il redevient dès lors automatiquement membre adhérent.

VII. Organisation financière.

20. L’APAARW tire la majorité de ses ressources financières des cotisations payées par ses membres et de l’organisation d’événements

21. Le budget

Le bilan de l’année écoulée et le budget de l’année à venir sont soumis à l’approbation de l’assemblée générale.

22. Procédures de paiements vers les tiers

Tous les paiements vers les tiers doivent faire l’objet d’une pièce justificative, dûment contresignée par le président et le trésorier.

Les paiements sont effectués par le trésorier qui en rendra compte dans son tableau de bord.

23. Tenue des comptes

Les comptes sont tenus dans le respect de la règlementation.

a.   Enregistrement des opérations

Toutes les pièces en entrées sont numérotées par ordre croissant, sans interruption.  De même, toutes les pièces en sortie sont numérotées par ordre croissant, sans interruption.  Toutes les opérations sont enregistrées dans la comptabilité dans le mois, de manière telle que le tableau de bord périodique soit représentatif de la situation à la date de son établissement.

b.   Tableau de bord

A partir de la comptabilité, le trésorier prépare périodiquement un tableau de bord à destination des administrateurs, qui reprend les différents postes du budget et indique en regard la situation courante.

Il reproduira fidèlement la situation de l’association.

c.   Fin d’exercice

Le trésorier prépare les écritures de fin d’exercice et un bilan qu’il soumet à l’AG qui se tient lors de la première AG de la rentrée scolaire suivante.

Dès approbation par l’AG, les écritures sont enregistrées dans la comptabilité et les comptes sont clôturés.

24. Le rôle du trésorier

Le CA est seul responsable de la tenue des comptes vis-à-vis de l’assemblée générale.

Le rôle principal du trésorier est de s'assurer du respect du budget approuvé par l'assemblée générale.  A cette fin, il s’assure de l’approbation des factures (lors des CA) et de leur paiement, présente aux réunions du CA un tableau de bord et prend toutes actions utiles pour que le budget soit respecté.  

En fin d’exercice, le trésorier prépare le rapport annuel.  Pour cela, il prépare le bilan et le budget pour l’exercice suivant.

Tous ces documents sont soumis à l’AG pour approbation.

28/10/2008

 
Lundi 22 Avril 2019




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